Déclaration de protection des données à l’attention des relations d’affaires

(client, donneur d’ordre, prospect, fournisseur, consultant, relation d’influence,...)

Chez Randstad, nous attachons beaucoup d’importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons les données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation en vigueur au Luxembourg.

Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont transmises contre la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif.

La présente déclaration de protection des données explique qui nous sommes, à quel moment et pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, quelles sont les données que nous rassemblons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et de quelle façon vous pouvez les exercer.

Cette déclaration de protection des données vous est destinée si vous êtes :

  • une personne de contact active chez l’un de nos donneurs d’ordre ou clients (potentiels) ou utilisateurs d’un ou plusieurs services de Randstad
  • une personne de contact active chez l’un de nos fournisseurs (potentiels)
  • un consultant externe ou une personne de contact active chez l’une de nos sociétés d’audit ou de consultance externes
  • une personne de contact désignée comme référence par des candidats dans le cadre de leur inscription chez Randstad , de leur dépôt de candidature pour postuler à un poste vacant via Randstad;
  • une personne de contact active auprès d’une instance quelconque (entreprise, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université, partenaire,... ) avec qui nous avons noué/entretenons ou souhaitons nouer/entretenir une forme de contact ou de collaboration et dont nous collectons les données à caractère personnel.

 

A. Qui sommes-nous? 

Randstad Interim SA  ayant son siège à L- 2361 Strassen, 5, rue des Primeurs est responsable du traitement de vos données personnelles (responsable du traitement au sens du RGPD).

B. Quand collectons-nous vos données personnelles?

Nous collectons vos données dès l’instant où vous nous les transmettez. Cette communication peut se faire par e-mail, sms, oralement (par téléphone, dans une agence Randstad, lors d’une visite au sein de votre entreprise, lors d’un événement, d’une formation,...), par la remise de votre carte de visite ou de n’importe quelle autre manière. Nous y procédons également lorsque votre entreprise ou votre organisation vous identifie auprès de nos services comme étant la personne de contact pour tout ce qui concerne les services que nous fournissons ou en tant que client particulier.

Nous pouvons également collecter vos données lorsque ces dernières sont divulguées publiquement ou si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement sur les médias publics/sociaux (p.ex. LinkedIn) et s’il devait apparaître que vous êtes la personne de contact appropriée pour que nous puissions initier un contact dans le cadre des services que nous fournissons.

C. Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles?

Nous collectons vos données personnelles pour les finalités reprises ci-dessous et nous ne les utiliserons pas à d’autres fins sans vous en avoir averti au préalable et, si nécessaire, vous en avoir demandé l’autorisation.

Nous utilisons vos données pour la présentation et la mise en œuvre des services RH que nous vous proposons à vous personnellement, à votre entreprise ou à votre organisation, pour la présentation et le développement de projets communs, de partenariats, pour la promotion des intérêts de Randstad ou dans le cadre des services que vous prestez en tant que fournisseur ou consultant.

Nous utilisons plus spécifiquement vos données personnelles pour, le cas échéant:

  1. pouvoir vous fournir des informations sur les services et les autres activités de Randstad et mieux pouvoir les faire correspondre à vos besoins et desiderata ou ceux de votre entreprise ou de votre organisation
  2. initier une relation d’affaires avec vous, avec votre entreprise ou avec votre organisation, conclure et entretenir un contrat de prestation de services, et en permettre l’exécution
  3. pouvoir vous présenter proactivement les CV et les descriptions de profils de candidats appropriés et pouvoir organiser les éventuels entretiens de candidature qui en découleraient
  4. pouvoir échanger avec vous des informations sur l’offre, la planification et les prestations de nos intérimaires, ainsi que pour assurer la facturation et le traitement  comptable
  5. pour vous soumettre des offres commerciales, des bulletins d’information, des événements, des workshops ou autres messages informatifs de Randstad qui pourraient présenter un intérêt pour vous dans le cadre de notre (future) relation d’affaires
  6. pouvoir vous contacter pour prendre des références et évaluer le profil et les aptitudes d’un candidat qui nous a donné l’autorisation de vous approcher à cet effet
  7. pouvoir vous contacter dans votre fonction auprès d’une institution publique (administration, université, fédération professionnelle, …) pour la promotion des intérêts de Randstad
  8. monitorer et mesurer la qualité de nos services. À cet effet, nous – ou un tiers désigné par nos soins – pouvons vous demander de participer à des enquêtes puis utiliser et traiter les informations obtenues pour améliorer la qualité de nos services
  9. garantir la sécurité opérationnelle. À cet effet, nous pouvons notamment contrôler votre identité lorsque vous accédez à l’une de nos agences. Dans l’hypothèse où vous utiliser nos systèmes IT, nous pouvons également contrôler vos activités dans nos systèmes afin de prévenir toute utilisation abusive des informations reprises dans nos bases de données et ainsi protéger nos intérêts et ceux de toutes les personnes figurant dans nos bases de données
  10. répondre à des objectifs de gestion, notamment la fourniture d’informations de gestion, la réalisation de contrôles internes visant à prévenir la fraude et la réalisation d’audits (internes/externes) et de contrôles comptables
  11. vous permettre d’exercer vos droits (cf. le point H ci-dessous) et pouvoir démontrer ultérieurement que nous avons donné suite à ces mêmes droits.

En fonction du type de traitement appliqué, nous utilisons et traitons vos données personnelles sur la base de :

  1. notre relation (pré)contractuelle et de toutes les obligations légales incombant à Randstad qui y sont liées : lorsque nous négocions ou concluons un contrat avec vous, votre entreprise ou votre organisation, nous avons besoin d’un certain nombre de données se rapportant à vous ou aux personnes concernées au sein de votre entreprise ou de votre organisation afin de pouvoir proposer une offre adaptée et en discuter, de pouvoir préparer et rédiger le contrat en question puis de pouvoir l’exécuter correctement par la suite. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne nous sera pas possible de débuter ou d’exécuter la fourniture de notre service.

    Lors de l’exécution d’un contrat ayant pour objet le recrutement, la sélection, le travail intérimaire nous communiquons à nos candidats, nos intérimaires vos coordonnées de contact ou celles des personnes désignées à cet effet par votre entreprise ou votre organisation afin qu’ils sachent à qui s’adresser lorsqu’ils sont appelés à se présenter ou qu’ils entament et/ou exécutent leur mission.
  2. l’intérêt légitime de Randstad ou d’une tierce partie : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes de Randstad ou de tierces parties. Cela peut se produire, par exemple, pour offrir et promouvoir tous les services et/ou messages informatifs (newsletters, événements,...) qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. Cela peut également concerner les contrôles d’accès ou les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos entreprises. Cet intérêt légitime existe également lorsque nous devons conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.

 

D. Quelles sont vos données personnelles que nous traitons ?

Nous traitons en première instance vos données à caractère personnel qui sont nécessaires à l’exécution correcte des services que nous proposons : vos nom et prénom, votre fonction (titre), votre adresse professionnelle et vos coordonnées de contact professionnelles (numéro de téléphone ou de GSM et/ou adresse e-mail).

Certaines données complémentaires (p.ex. la langue de préférence, le département,...) ne sont pas toujours nécessaires mais peuvent s’avérer souhaitables dans l’optique du développement de notre relation d’affaires ou afin de mieux pouvoir faire correspondre les services que nous fournissons et nos actions commerciales à vos centres d’intérêt, vos desiderata et vos besoins.

D’autres données encore sont entièrement facultatives et visent exclusivement à entretenir une relation personnelle de qualité avec vous (p.ex. votre date d’anniversaire, vos hobbies,...). Si vous choisissez de partager ce genre de données personnelles avec nous, nous pouvons les traiter dans notre base de données.

Dans votre propre intérêt, nous vous demandons de nous communiquer le plus rapidement possible la moindre modification intervenant au niveau de vos données personnelles. 

E. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Randstad peut transmettre certaines de vos données personnelles uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des finalités énumérées au point C, pour la bonne exécution de notre contrat, le respect d’une obligation légale (incombant à Randstad ou à une tierce partie) ou la défense d’un intérêt légitime (de Randstad ou d’une tierce partie); cette transmission peut se faire :

  1. aux autres  sociétés du groupe Randstad au Luxembourg ou en Belgique notamment pour :
    • la réalisation des objectifs de notre relation d’affaires;
    • la fourniture de services internes (tâches administratives telles que le traitement des prestations des intérimaires, facturation, comptabilité clients/fournisseurs, gestion des débiteurs, support juridique ...);
    • la gestion d’inspections et de plaintes;
  2. à la société holding de Randstad ou à d’autres sociétés faisant partie du groupe Randstad, notamment pour ce qui a trait :
    • à la gestion des informations;
    • aux audits internes;
    • aux services internes;
  3. aux postulants, candidats, intérimaires, notamment dans le cadre :
    • des rendez-vous relatifs aux entretiens de candidature;
    • des accords relatifs au commencement et à l’exécution de leurs tâches;
  4. aux sous-traitants et fournisseurs de Randstad, notamment pour ce qui a trait :
    • à la fourniture de services ou à l’exécution de tâches et de missions au nom et pour le compte de Randstad (p.ex. fournisseurs IT, fournisseurs de services dans le cloud, bureaux d’étude, sécurisation d’accès,  ...);
  5. à nos réviseurs d’entreprise et nos agences d’audit et de certification, notamment pour ce qui a trait :
    • à l’audit de nos comptes annuels;
    • à l’obtention et à la conservation de certains certificats;
  6. à  Fedil Employment Services (branche de la Fedil consacrée au travail intérimaire ou à son bureau d’audit ou d’étude), notamment pour ce qui a trait ;
    • aux fins d’études scientifiques;
    • aux enquêtes de satisfaction;
    • à des fins statistiques;
  7. à diverses instances officielles, dans le cadre d’inspections et d’enquêtes, notamment :
    • les services d’inspection nationaux ainsi que les organismes d’agrément;
    • les organismes de sécurité sociale;
    • les autorités fiscales;
  8. à tous les autres tiers auxquels nous sommes tenus de les transmettre en vertu de la loi, d’une décision de justice ou d’un jugement.

Vos données personnelles ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales par Randstad, sauf avec votre consentement préalable.

Dans le cadre du développement de ses activités, Randstad peut vendre ou acheter des activités ou actifs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation, de dissolution d’entreprise ou autre événement similaire, vos données personnelles et autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données personnelles pour le compte de Randstad, ils agissent en tant que sous-traitants au sens défini par le RGPD. Nous concluons un contrat de traitement avec ces sous-traitants et nous mettons tout en œuvre pour que vos données personnelles soient suffisamment sécurisées.

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent être transmises hors du Luxembourg et de l’Union européenne. Dans ce cadre, Randstad prend les mesures de protection contractuelles et techniques nécessaires pour s’assurer que toutes les données personnelles transmises soient protégées de façon adéquate contre la perte ou tout usage illicite. Pour toute question à ce sujet, nous vous invitons à prendre contact avec le Data Protection Officer (voir plus loin).

 

F. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant le temps nécessaire à l’exécution de nos services et des finalités telles que décrites au point C.

G. Mesures de sécurité

Randstad met tout en œuvre pour sécuriser vos données personnelles de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives et technologiques.

Par exemple, seules les personnes autorisées ont accès à nos agences et à nos systèmes, et cet accès se limite aux seuls systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes sont tenues de connaître et d’appliquer correctement notre politique interne en matière de respect de la vie privée et de protection des données. Dans la mesure où des données sont communiquées à des tiers, Randstad convient avec ces derniers qu’ils sécurisent également de manière optimale ces données personnelles.

H. Quels sont vos droits?

Randstad traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de protection des données. En tant que partie concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

 

Vous pouvez exercer les droits suivants :

 

  • Droit d’opposition



    Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles. Vous ne pouvez cependant le faire qu’envers un traitement effectué sur la base des intérêts légitimes de Randstad ou d’un tiers (voir plus haut, au point C). Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer sur le formulaire dont question ci-dessous à quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir assurer l’équilibre correct des intérêts en présence.

     
  • Droit d’accès



    Vous pouvez demander formellement à savoir quelles données personnelles vous concernant sont traitées.

     
  • Droit de rectification (correction et complément)



    Vous pouvez demander à ce que soient rectifiées ou complétées toutes les données (à caractère personnel) qui, selon vous, sont inexactes ou incomplètes en vous adressant personnellement à votre personne de contact.
  • Droit de portabilité



    Vous avez le droit de demander que les données personnelles que vous avez fournies personnellement à Randstad vous soient transférées par Randstad sous une forme électronique (à l’adresse e-mail que vous communiquez sur votre formulaire de demande) ou le soient à un autre responsable du traitement désigné par vos soins (via son adresse e-mail que vous aurez communiquée sur votre formulaire de demande).

     
  • Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)



    Dans les cas prévus par le RGPD, nous procéderons à la suppression de vos données à caractère personnel sur simple demande de votre part.

     
  • Droit à la limitation du traitement



    Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque:
    • vous contestez l’exactitude de ces données (pendant le temps nécessaire au contrôle par Randstad);
    • le traitement de vos données personnelles par Randstad serait illégitime mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données;
    • nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour les finalités énumérées dans la présente déclaration de protection des données (point C) mais que vous en avez toujours besoin pour introduire, exercer ou étayer une action en justice;
    • vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données personnelles (pendant le temps nécessaire à l’évaluation des intérêts en présence).

Vous pouvez exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, vous devez utiliser le formulaire que nous mettons à votre disposition sur notre site internet www.randstad.lu.Vous trouverez sur le formulaire de plus amples instructions concernant la façon de compléter et de renvoyer votre demande.

Au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre formulaire dûment complété et renvoyé, nous vous informerons par écrit de la suite donnée à votre demande. Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous en avertirons dans le mois suivant la réception de votre formulaire.  

Dans certains cas (p.ex. obligations légales, droits d’autres personnes, délais de prescription, ...), vous ne pourrez pas exercer vos droits, en tout ou en partie. Vous en serez alors informé ainsi que des raisons pour lesquelles nous ne pouvons satisfaire pleinement à votre demande. 

I. Cookies

Sur nos sites internet, nous utilisons des cookies et nous procédons à des relevés de statistiques afin d’étudier de quelle manière les visiteurs utilisent notre site. Ces informations nous aident à améliorer notre site. Un cookie est un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de Cookies, veuillez consulter notre site internet.

J. Questions, remarques, plaintes et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des plaintes à formuler concernant la protection de vos données personnelles par Randstad ou à propos de la présente déclaration de protection des données, veuillez prendre contact avec le Data Protection Officer de Randstad via l’adresse  gdpr@randstad.lu

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès Commission Nationale pour la Protection des Données 1, avenue du Rock'n Roll L-4361 Esch-sur-Alzette. Si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement à l’adresse : it-support@randstad.lu

K. Modifications

Randstad peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur nos sites internet.

La présente version a été rédigée en juillet 2018.

Si vous choisissez de nous communiquer volontairement des informations, nous les utiliserons conformément à la présente déclaration de protection des données. 

 

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A savoir, la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (loi sur la vie privée) et le réglement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personneles et à la libre circulation de ces données RGPD.